Автоматизация создания документов

В традиционном делопроизводстве обычно выделяют три группы задач:
- Документирование (процессы составления, оформления и согласования документов).
- Организация работы с документами (обеспечение движения документов).
- Организация хранения документов.

Составление и оформление документов должно производиться по определенным правилам. Государственными стандартами в области делопроизводства и документационного обеспечения управления предусмотрены унифицированные формы для ряда документов. Помимо этого, документы, предназначенные для использования внутри предприятия, должны отвечать принятым корпоративным стандартам. Все документы принято классифицировать как организационно-распорядительные или учетные документы. К организационно-распорядительным документам относятся приказы, протоколы, справки, письма, распоряжения. ГОСТ Р 6. ("Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации") определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов. Учетные документы - это счета, накладные, кассовые, платежные документы, без заполнения предусмотренных законом реквизитов они не могут являться основанием для совершения операций.

Составление асоблютно любых документов можно автоматизировать, будь то документы на строительные проекты или используемые в общепите, в которых дополнительно описывается ещё и технологический процесс - всё это очень удобно и оперативно можно создать, используя специальные программы, предназначенные для автоматизации составления документов.

Если функции документирования выполняются автоматизированной системой, то процесс создания и регистрации документов существенно упрощается, поскольку исключаются ошибки в оформлении документа заданного типа, при создании нового документа система автоматически присваивает ему необходимые реквизиты или заполняет реквизиты нового документа информацией, скопированной из документа-основания, каждый документ регистрируется в системе и сохраняется в единой базе данны. Создание нового документа может происходить по инициативе пользователя либо автоматически на определенном этапе выполнения бизнес-процесса.

Автоматизация делопроизводства переводит на новый качественный уровень решение задачи организации работы с документами:
Еще на стадии внедрения автоматизированной системы производится анализ и оптимизация документооборота. Составляются четкие схемы движения каждого типа документа. Определяются лица, ответственные за выполнение каждого этапа работы над документом.
Разграничение прав доступа обеспечивает последовательную работу над электронным документом нескольких пользователей.
Текущее состояние каждого документа можно контролировать.
Легко получить аналитический отчет произвольной формы о состоянии конкретного документа, группы документов и др.
Налаживается обмен документами с территориально удаленными пользователями, которые получают доступ к системе по каналам INTERNET/INTRANET. Делопроизводство, технологический процесс
17:25 15.06.2019



Отзывы и комментарии
Ваше имя (псевдоним):
Проверка на спам:

Введите символы с картинки:



О сайдинге (Почему сайдинг и какой выбрать)

О сайдинге (Почему сайдинг и как...

Как сохранить лицоЕсли на фасаде со временем проступает паутина трещин, это сигнализирует о том, что массив стен разрушается. Другими словами, дом стареет. Мороз и солнце, дождь и ветер, снег и град п...
Иоанн Грозный или Иван Великий? Обиды юного самодержца

Иоанн Грозный или Иван Великий? ...

В 1538 году правительница государства Елена Васильевна умирает. Смерть ее не была внезапной, она перед этим долго хворала, много десятилетий спустя появится гипотеза о том, что правительница была отр...
Афганистан: как он начинался для солдат? Часть 1

Афганистан: как он начинался для...

О вводе ограниченного контингента войск в ДРА было объявлено в конце декабря 1979 года. За развитием событий следили во всем мире. В ДРА сразу же вошло много военнослужащих СССР. Огромная страна ...
Существует ли дружба между женщиной и мужчиной?

Существует ли дружба между женщи...

Существует такой стереотип, что женщина должна сидеть дома и ждать своего кормильца с работы. Но поскольку общество развивается высокими темпами, женщины занимают значительное место в нем. Прекрас...
Ужасы опричнины. Как русский царь разгромил Новгород?

Ужасы опричнины. Как русский цар...

Все-таки в разговоре об опричнине самым главным и одновременно вызывающим яростные споры является вопрос террора, массовых казней. Василий Осипович Ключевский более ста лет тому назад написал об опри...
Методы торговли на Forex

Методы торговли на Forex

Ну где-же найти ту самую чудо формулу, которая покажет будущую цену?Простой чудо формулы нет, а сложная вовсе и не чудо. Вообще тут вагон и тележка для исследований. Но так или иначе приходиться искат...
ITКультура, искусство, историяРемонт и СтроительствоЭкономические статьиДом, семья, детиЕда и кулинарияФлора и фаунаНаука и образованиеМедицина и здоровьеПроза жизниИнтимная жизнь
Популярное:

О портале:

Наш портал является ресурсом, который включает в себя полный каталог информативных и занимательных статей. Абсолютно каждый посетитель найдет для себя что-нибудь нужное. Современный дизайн дает возможность вам моментально находить актуальную информацию. Самые разнообразные тематические статьи дают возможность вам совершенствоваться в той или иной сфере. Быть более начитанным и грамотным. Современный дизайн сайта позволяет просматривать статьи на всех существующих планшетах. Теперь отыскать актуальную информацию стало совершенно просто.

Мы подобрали для вас информативные и интересные статьи. У нас сайте вы найдете ответы на интересующие вас вопросы. Простая система поиска позволяет вам в кратчайшие сроки отыскать нужную информацию. Адаптированный дизайн позволяет вам просматривать информацию на любых гаджетах. Отныне, поиск требуемой информации будет занимать у вас секунды.