Автоматизация создания документов

В традиционном делопроизводстве обычно выделяют три группы задач:
- Документирование (процессы составления, оформления и согласования документов).
- Организация работы с документами (обеспечение движения документов).
- Организация хранения документов.

Составление и оформление документов должно производиться по определенным правилам. Государственными стандартами в области делопроизводства и документационного обеспечения управления предусмотрены унифицированные формы для ряда документов. Помимо этого, документы, предназначенные для использования внутри предприятия, должны отвечать принятым корпоративным стандартам. Все документы принято классифицировать как организационно-распорядительные или учетные документы. К организационно-распорядительным документам относятся приказы, протоколы, справки, письма, распоряжения. ГОСТ Р 6. ("Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации") определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов. Учетные документы - это счета, накладные, кассовые, платежные документы, без заполнения предусмотренных законом реквизитов они не могут являться основанием для совершения операций.

Составление асоблютно любых документов можно автоматизировать, будь то документы на строительные проекты или используемые в общепите, в которых дополнительно описывается ещё и технологический процесс - всё это очень удобно и оперативно можно создать, используя специальные программы, предназначенные для автоматизации составления документов.

Если функции документирования выполняются автоматизированной системой, то процесс создания и регистрации документов существенно упрощается, поскольку исключаются ошибки в оформлении документа заданного типа, при создании нового документа система автоматически присваивает ему необходимые реквизиты или заполняет реквизиты нового документа информацией, скопированной из документа-основания, каждый документ регистрируется в системе и сохраняется в единой базе данны. Создание нового документа может происходить по инициативе пользователя либо автоматически на определенном этапе выполнения бизнес-процесса.

Автоматизация делопроизводства переводит на новый качественный уровень решение задачи организации работы с документами:
Еще на стадии внедрения автоматизированной системы производится анализ и оптимизация документооборота. Составляются четкие схемы движения каждого типа документа. Определяются лица, ответственные за выполнение каждого этапа работы над документом.
Разграничение прав доступа обеспечивает последовательную работу над электронным документом нескольких пользователей.
Текущее состояние каждого документа можно контролировать.
Легко получить аналитический отчет произвольной формы о состоянии конкретного документа, группы документов и др.
Налаживается обмен документами с территориально удаленными пользователями, которые получают доступ к системе по каналам INTERNET/INTRANET. Делопроизводство, технологический процесс
17:25 15.06.2019



Отзывы и комментарии
Ваше имя (псевдоним):
Проверка на спам:

Введите символы с картинки:



Дачная фитопатология. Как ржавеет смородина?

Дачная фитопатология. Как ржавее...

Знакомая дама после очередного дачного уик-энда явилась в офис в растрепанных чувствах. Рассказала, как дурно ей было в эту поездку. Чуть не померла: в глазах темно, дышать невмочь. К врачу обращаться...
Сшибка мотиваций

Сшибка мотиваций

Что такое сшибка мотиваций? Вопрос этот вчера возник, в общении с одним приятелем, который махом может включиться и умно рассуждать на любую тему, к месту используя цитаты и вклинивая красивые метафор...
Пятница, 13-ое  или  не ходите дети в режиссеры

Пятница, 13-ое или не ходите д...

Говорят, сны с четверга на пятницу сбываются...Не знаю, не знаю, но сегодня я встал с тяжелой головой и мокрый...Нет, не от ужаса, а от стра...
Наилучшая грязезащита

Наилучшая грязезащита

Очень часто люди задаются вопросом о том, как же лучше всего обеспечить грязезащиту помещений? Один из наилучших способов поддерживать чистоту в помещении – не допускать проникновения в него грязи. И ...
Бумагопластика, или Когда бумага перестает быть просто бумагой?

Бумагопластика, или Когда бумага...

Удивительный это материал — бумага. Натуральный, благородный, благодарный. А какой неожиданно пластичный! Немного душевного тепла, немного фантазии, чуть-чуть упорства и на выходе &mda...
Запчасти для сотовых

Запчасти для сотовых

Сотовый телефон имеется почти у каждого человека. Но так как любая техника имеет неприятные привычки выходить из строя, то фирмы, которые занимаются ремонтом сотовых телефонов вообще не не скучают. Кр...
ITКультура, искусство, историяРемонт и СтроительствоЭкономические статьиДом, семья, детиЕда и кулинарияФлора и фаунаНаука и образованиеМедицина и здоровьеПроза жизниИнтимная жизнь
Может заинтересовать:

О информационном портале:

Наш портал является ресурсом, который включает в себя полный каталог информативных и занимательных статей. Абсолютно каждый посетитель найдет для себя что-нибудь нужное. Современный дизайн дает возможность вам моментально находить актуальную информацию. Самые разнообразные тематические статьи дают возможность вам совершенствоваться в той или иной сфере. Быть более начитанным и грамотным. Современный дизайн сайта позволяет просматривать статьи на всех существующих планшетах. Теперь отыскать актуальную информацию стало совершенно просто.

Мы подобрали для вас информативные и интересные статьи. У нас сайте вы найдете ответы на интересующие вас вопросы. Простая система поиска позволяет вам в кратчайшие сроки отыскать нужную информацию. Адаптированный дизайн позволяет вам просматривать информацию на любых гаджетах. Отныне, поиск требуемой информации будет занимать у вас секунды.